Wir hatten weder eine (Standard-) Anwendung vorgefunden, noch war die unsichere Übertragung von vertraulichen Daten tragbar. Denn vom Berater fotografierte Dokumente befinden sich dann in der Galerie im privaten Bereich des I-Pads und können nicht gesichert in die Sparkasse übertragen werden. 

Daher haben wir gemeinsam mit unseren Scan-Dienstleister K7 IT-Solutions GmbH (zertifizierter Partner der Finanz-Informatik für Scan- und Erfassungslösungen rund um OSPlus) eine eigene Lösung entwickelt. Die Finanz Informatik hat uns dabei nach der Suche eines sicheren Übertragungsweges in die Sparkasse unterstützt. 

Unsere Idee haben wir Anfang 2020 als Pitch in der Evidenzstelle vorgestellt. Dabei konnten wir 65 unterstützende Sparkassen gewinnen, die in der Entwicklungsphase unsere App testeten und Optimierungswünsche mitteilten. 

Ergebnis: Die neue App „Wando Mobile“ steht zur produktiven Nutzung im App-Store bereit. Sie kann auch von Sparkassen ohne K7-Scansoftware verwendet werden:

• Scannen von allen Arten von Dokumenten (Kundendokumente, Projektunterlagen, Ausweise…) und direkte Ablage im OSPlus-Archiv für Kundendokumente, Rechnungsbuch oder Betriebsakten.
   
• Sichere Übertragung der Dokumente über den „sicheren Datenraum“ der Finanz Informatik. Vertrauliche Dokumente bleiben so im Hoheitsbereich der Sparkasse. Der sichere Datenraum wird von fast allen Sparkassen genutzt. Für die App ist lediglich eine Lizenz je Sparkasse erforderlich.

Vorteile aus Kundensicht:

• Berater muss das Kundengespräch zum Scannen nicht mehr unterbrechen, sondern scannt im Beisein des Kunden.

Vorteile aus Beratersicht:

• Der mobile Scanner ist immer dabei. Auch bei Terminen beim Kunden/Unternehmen kann der Berater die Unterlagen direkt digital mitnehmen. 
   
• Für die Digitalisierung von Ausweisen wird keine zusätzliche Hardware benötigt.
   
• Ausweisdaten werden direkt in OSP abgelegt. Damit werden Tippfehler beim Erfassen vermieden.

Vorteile aus Sparkassensicht:

• Einfache Installation auf dem I-Pad in drei Schritten ohne Supportaufwand der Organisation: App installieren, QR-Code mit Zugangsdaten und Parametern scannen, eigenes Zugangskennwort vergeben.
   
• Erfassung von Formaten > A3 in guter Qualität (zum Beispiel Bauzeichnungen).
   
• Digitale Weiterleitung von Rechnungen/Belegen inklusive Abrechnungsinformationen fürs Rechnungsbuch.
   
• Scannen von Unterlagen für Betriebsakten direkt am Arbeitsplatz
   
• Nutzung auch im Homeoffice möglich.

Der Roll-out war selbst in Coronazeiten durch die Bereitstellung von einfachen Erklärvideos ohne Präsenzschulungen erfolgreich. Erste Sparkassen haben die App im Einsatz.

Wie geht es weiter?

Wir haben den Pitch beim DSGV im Termin „Beratungsgruppe Unterstützungsbudget“ vorgestellt. Teilnehmer waren Vorstände und Geschäftsleitungen des Deutschen Sparkassen- und Giroverbands (DSGV), Finanz Informatik und einzelner Sparkassen. Das Ergebnis war die Forderung, die Funktionen unserer App möglichst als Standard für alle Sparkassen bereitzustellen. 

Die Finanz Informatik plant nun, einzelne Funktionen unserer App über einen eigenen OSPlus-neo-Prozess zu realisieren. Damit wird ein Archiv-Standard für alle Sparkassen geschaffen.    

Der Autor

Sparkasse