In fünf Jahren möchte die Finanz Informatik kein bedrucktes Papier mehr im Institutsversand an die Sparkassen schicken. Dieses Ziel unterstützt der IT-Dienstleister mit weiteren Digitalisierungsschritten. Pilotinstitute sammeln bereits gute Erfahrungen.
153.000 Kilometer weit oder fast viermal um die Erde reichte die Kantenlänge des bedruckten Papiers, wenn man den jährlichen Output aus den sieben Druckzentren der Finanz Informatik (FI) aneinanderreihte. Hierbei handelt es sich um Kontoauszüge, Kundendokumente und Listen, die die Sparkassen benötigen.
CO2-Reduktion und nachhaltiges Wirtschaften sind zwar für viele Sparkassen und Verbundunternehmen bereits selbstverständlich.
Aber trotz langjähriger Digitalisierungsbestrebungen und vieler Initiativen zur Umstellung der Arbeitsformen sind die täglich produzierten Papiermengen in den FI-Druckzentren noch immer gewaltig. Fast 1,2 Milliarden Blatt mit einem Gewicht von knapp 2500 Tonnen werden pro Jahr bedruckt und verarbeitet.
FI-Kurierdienst fährt täglich 33.000 Kilometer
Daher arbeitet die FI weiter daran, Drucke auf Papier zu vermeiden und digitale Verfahren zu etablieren. Das schont den Wald und reduziert den CO2-Ausstoß, der bei den täglichen Kurierfahrten von den Druckzentren in die Sparkassen anfällt.
Die FI beliefert mit einem eigenen Kurierdienst an fünf Wochentagen auf 119 Touren insgesamt 409 Anfahrtsstellen – jeden Tag ergibt das etwa 33.000 Kilometer. Hier einzusparen, schont die Umwelt und senkt die Kosten.
Digitalisierung kann auch den Material- und Bearbeitungsaufwand signifikant reduzieren, wenn zuvor Geschäftsprozesse überprüft, verschlankt und letztlich medial abgewickelt werden.
Pilotprojekt zum Paketversand
Zur Vermeidung von Papierdruck will die FI ab Mitte 2021 die Kontoauszüge für die Hauptbuchkonten (HK) auf digitalem Weg bearbeiten, abstimmen und bereitstellen. Das soll mit dem OSPlus-Release 21.0 möglich sein. Dann können große Teile des täglich per Kurier an die Institute verteilten Papiers eingespart werden.
Die FI hat mit acht Sparkassen bereits ein Pilotprojekt initiiert, in dem sich die Umstellung von Kurierdienst auf den Versand per Paketdienst in der Praxis bewähren kann. Mit dabei sind vier norddeutsche Pilotinstitute, für die die FI bislang eine eigene Kurierdienstroute betrieben hatte, die täglich befahren wurde.
Dieser Kurierdienst konnte im Zuge der Pilotierung eingestellt werden. Alle vier Häuser bekommen ihre Druckerzeugnisse von der FI inzwischen per Paketdienst.
So stellten Pilotinstitute auf die neue Belieferung um
Darauf haben sich die Pilotinstitute vorbereitet. Viele papiergebundene Unterlagen wurden auf eine systemunterstützte Bearbeitung umgestellt. Dafür bietet die FI etwa die Lösung Beta93 für die Darstellung von Listen und das OSPlus-Listenarchiv zur indizierten Recherche an.
Darüber hinaus haben viele Häuser in den vergangenen Jahren das zentrale Druckvolumen reduziert, indem sie etwa nicht genutzte Dokumentationen abbestellt haben.
Auch die Anzahl der täglich per Kurier zugestellten Kontoauszüge für Sparkassenkunden, die ihre Auszüge noch in den Postschließfächern in der Filiale abholen möchten, ist sehr gering geworden.
Unterlagen zunehmend elektronisch bereitgestellt
Viele Kontoauszüge und andere Unterlagen werden mittlerweile in elektronischen Kundenpostfächern bereitgestellt. Auch der Kontoauszugsservice in den SB-Zonen der Sparkassen ist gut etabliert und wird von Institutskunden stark nachgefragt.
dpa
Die Kontoauszugsdrucker in den SB-Bereichen sind weithin akzeptiert. Elektronische Postfächer können den Bedarf senken.
FI stellt die Auszüge für die Hauptbuchkonten per Paketdienst zu
Die Bearbeitung und Abstimmung der HK-Auszüge war allerdings von der Veränderung der Lieferweise stärker betroffen. Denn mit dem Zustellungswechsel änderte sich auch der Lieferturnus der Druckerzeugnisse. Statt tagesaktuell die Listen aus der nächtlichen Druckproduktion zu bekommen, erhalten beispielsweise die norddeutschen Institute diese von der FI jetzt viermal pro Woche per Paket.
Das erforderte Anpassungen bei den internen, noch auf papierhaften Unterlagen basierenden Prozessen. Beispielsweise die bisher gewohnte taggleiche Bearbeitung der Informationen aus den Listen durch die Fachbereiche ist jetzt nicht mehr möglich.
Eine auch unter Risikogesichtspunkten präferierte Lösung sieht daher vor, bis zum Release 21.0 von OSPlus bei den täglich abzustimmenden Hauptbuchkonten vorübergehend die Umsatzkontrolle zu nutzen.
Neue Arbeitsprozesse erfordern hausinterne Kommunikation
Die Umstellung des Lieferturnus brachte für die Häuser aber vor allem Vorteile. Beispielsweise verringerte sich in den Sparkassen der frühmorgendliche Aufwand in der Poststelle, wo die Unterlagen bisher bis zum Arbeitsbeginn termingerecht verteilt werden mussten.
Andere Veränderungen gewohnter Arbeitsabläufe wurden in den Häusern intern vermittelt. Eine Sparkasse hat die Maßnahmen beispielsweise eng mit den Leitungsebenen der Marktbereiche und der Firmenkundenabteilung abgestimmt, um intern die Akzeptanz zu erhöhen.
Mitarbeiter vom Nutzen überzeugt
Darüber hinaus veröffentlichte das Institut alle wichtigen Informationen im Informationsportal für Mitarbeiter – auch im Hinblick auf den Umgang mit Kunden und internen Unterlagen. Die Mitarbeiter nutzten rege das Angebot des Instituts, Fragen zu den Veränderungen stellen zu können. Häufig zeigten sich betroffene Beschäftigte vor allem nach Kosten-Nutzen-Vergleichen überzeugt.
In Zukunft werden die bisher über Papierlisten bereitgestellten Informationen ziel- und bedarfsgerecht über OSPlus zur Verfügung stehen. Für Sparkassen, die von der Digitalisierung frühzeitig profitieren möchten, empfiehlt es sich, umgehend den Druck-Output für Listen zu optimieren und zu reduzieren.
Auf Alternativen zur Selbstabholung hinweisen
Zudem sollten diese Häuser Firmen- und Privatkunden frühzeitig auf Alternativen zur Selbstabholung der Kontoauszüge hinweisen und die Bearbeitung derjenigen Hauptbuchkonten umstellen, die maschinell gebucht werden und daher keine manuelle Nachbearbeitung benötigen.
