Auf das Auslagerungsmanagement kommen neue regulatorische Vorgaben zu. Ein Team aus kleinen und großen Häusern prüft Instrumente, Prozesse und das Umsetzungshandbuch auf Praxistauglichkeit. Elke Glück, Auslagerungsmanagerin der Sparkasse im Landkreis Schwandorf, erläutert im Interview die Projektarbeit.
Frau Glück, wie ist es derzeit um das Thema Auslagerungsmanagement in Sparkassen bestellt?
Elke Glück: In einem Wort gesagt – es ist sehr komplex. Daher gibt es in jeder Sparkasse, auch in den kleinen, einen zentralen Auslagerungsmanager (zAM). Dieser ist der Hauptansprechpartner der Fachabteilungen. Ohne diese Funktion wären die übrigen Fachabteilungen schnell überfordert, die aufsichtsrechtlichen Vorgaben so zu erfüllen, wie es die MaRisk verlangen.
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Selbst wenn die reglatorischen Vorgaben komplexer werden – Standardisierung macht es in der Gruppe für alle leichter, damit umzugehen, sagt Elke Glück, in der Sparkasse im Landkreis Schwandorf verantwortlich für Zentrales Vertragsmanagement und Zentrales Auslagerungsmanagement. Zudem ist sie im DSGV-Projekt „Umsetzung der EBA-Leitlinien zu Auslagerungen in der 6. MaRisk-Novelle/AT 9“ als Teilprojektleiterin Praxis-Check tätig.
In wenigen Wochen greifen die neuen Vorgaben der MaRisk-Novelle, wodurch die Vorgaben der Europäischen Bankenaufsicht für das Auslagerungsmanagement in nationales Recht überführt wird. Brauchen wir ganz neue Umsetzungshilfen?
Ein völliger Neustart ist nicht nötig. Auf Basis der vom DSGV bereitgestellten Unterstützungshilfen sind die zu beschreitenden Wege des Auslagerungsmanagements gut geebnet und richtungsführend. Die zugehörigen PPS-Prozesse sind gut ausgebaut.
Aber das Spektrum der Unterstützungshilfen muss entsprechend optimiert und angepasst werden, um die neuen Rollen in der Sparkasse und neue Risiken bei Dienstleistern besser abbilden zu können.
Welche neuen Rollen gibt es in Sparkassen?
Der Auslagerungsmanager wird zum Beauftragten – ähnlich wie es das schon für Datenschutz, Informationssicherheit und Geldwäsche gibt. Das ist eine klare inhaltliche Aufwertung. Denn der zentrale Auslagerungsbeauftragte ist stark mit diversen Schnittstellen vernetzt, wie beispielsweise mit den Fachabteilungen, Risikocontrolling, interne Revision und unterschiedlichen Beauftragten, und muss sich mit diesen abstimmen.
Welche neuen Risiken sehen Sie bei Dienstleistern?
Um Dienstleister gut steuern und überwachen zu können, muss man sie ganzheitlich betrachten. So sind immer mehr Dienstleistungen technischer Art, wenn Sie etwa an Cloud-Dienste, das Scannen von Dokumenten oder elektronische Archivierung denken.
Dadurch werden die bankaufsichtlichen Vorgaben für die IT (BAIT) für die Dienstleistersteuerung sehr relevant. Der im Projekt neu entstandene Prozess „IT-Dienstleistung“ deckt dies in Analogie zur BAIT sehr gut ab.
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Dienstleistungen wie Archivierung sind heute rein technischer Art. Fremde IT-Dienstleistungen werden künftig deutlicher von anderen Auslagerungen abgegrenzt, sagt Teilprojektleiterin Elke Glück.
Was ist mit Nachhaltigkeitsrisiken?
Das ist ein wichtiger Punkt, der uns in der Sparkasse zunehmend auf der Steuerungs- und Überwachungsseite erreicht. Unternehmen oder Subunternehmen, die durch Greenwashing, Verletzung der Menschenrechte oder ungerechte Bezahlung ein grobes Missverhalten an den Tag legen, sind ein Reputationsrisiko für den Auftraggeber Sparkasse.
Worin besteht die Optimierung der bisherigen Prozesse und Instrumente?
Zukünftig wird es eine Unterstützung zur deutlichen und klareren Abgrenzung und Steuerung der Auslagerungen, sonstigem Fremdbezug und sonstigem Fremdbezug mit IT-Dienstleistung geben. Die Prozessstrukturen wurden entsprechend nachgearbeitet. Zusätzlich werden die neuen Instrumente und Prozesse im Tool RiMaGo abgebildet werden.
Worauf achten Sie und die Kollegen aus den Projektsparkassen konkret?
Das Projekt „Umsetzung der EBA-Leitlinien zu Auslagerungen in der 6. MaRisk-Novelle“ setzt sich aus unterschiedlichen Teilprojekten zusammen. Wir arbeiten alle nach dem Grundsatz, die Mindestanforderungen zu erfüllen und Prozesse möglichst schlank zu halten. Nur bei hohen Risiken und wesentlichen Auslagerungen sollte folglich eine intensive Steuerung und Überwachung stattfinden.
Alle Unterlagen müssen zudem verständlich, in sich logisch und in der Praxis anwendbar sein. Ganz wichtig – es darf keinen Platz für Deutungsunterschiede geben, die später zu einer Prüfungsfeststellung führen könnten.
Selbst wenn die Vorgaben nun komplexer werden, macht es eine solche Standardisierung in der Gruppe für alle leichter, damit umzugehen – für Sparkassen ebenso wie für Prüfer.
Wie entwickeln Sie praxistaugliche Unterstützungsmedien?
Für die Qualitätssicherung durchlaufen das UHB, die Instrumente und PPS-Prozessbeschreibungen einen Praxis-Check. Unser Teilprojekt gab dann seine Impulse wieder in die Fachteams zurück.
Persönlich möchte ich sagen: Unser Feedback wurde sehr gut aufgenommen und umgesetzt. Es war eine tolle Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teilprojekten, und das Projekt wurde vom DSGV auch sehr gut geführt.
Ein großer Gewinn wird etwa das neu gestaltete Umsetzungshandbuch (UHB) sein, das ist für die Sparkassen ein sehr hilfreiches Nachschlagewerk.
Wer macht den Praxischeck für das Auslagerungsmanagement?
Das Teilprojekt Praxis-Check setzt sich aus Vertretern von Sparkassen unterschiedlicher Größe zusammen. Hier waren neben Hamburg, Köln Bonn und Stadtsparkasse München auch kleinere Häuser vertreten, beispielsweise Sparkasse Schwandorf, Magdeburg und Burbach-Neunkirchen. Auch die begleitenden Wirtschaftsprüfer KPMG und die Prüfungsstellen für Hessen-Thüringen und des Ostdeutschen Sparkassenverbands waren beteiligt.
Wir selbst sind ein kleineres Haus. Aber die Projektmitarbeit lohnt sich sehr. Man erwirbt zusätzliches Fachwissen und ist früh in ein Muss-Thema involviert. Da nicht nur große Sparkassen beteiligt waren, bot sich auch kleineren und mittleren Sparkassen die Möglichkeit des aktiven Mitgestaltens. Da können und sollten wir Sparkassen uns auch fachlich einbringen.
Was ist das Wichtigste an Ihrer Arbeit?
Die Sparkassen fahren ja bei der Dienstleistersteuerung eine risikoorientierte Vorgehensweise. Ihr Schwerpunkt liegt auf einer effizienten Umsetzung der Anforderungen, das heißt es sollte, was die Risiken betrifft, sprichwörtlich die Spreu vom Weizen getrennt werden.
Dazu brauchen die Institute Anleitungen, bei denen selbst für Newcomer und Einzelkämpfer sofort klar ist, was gemeint ist. Das unterstützen auch die extra konzipierten Informationsveranstaltungen, die jetzt anlaufen, und die ich nur empfehlen kann.
Als Fazit lässt sich sagen, dass mit den im Projekt erarbeiteten Ergebnissen die Sparkassen die neuen Anforderungen erfüllen können und bei Anwendung der neuen Instrumente und Hilfsmittel prüfungssicher aufgestellt sind. Das ist ja das Wesentliche – und dass sich nicht jedes Haus einzeln den Kopf zerbrechen muss.
Weitere Informationen zum laufenden Projekt „Umsetzung der EBA Leitlinien zu Auslagerungen in der 6. MaRisk-Novelle/AT 9“: www.umsetzungsbaukasten.de.
Die im Text genannten bundesweiten Schulungs- und Informationsveranstaltungen wurden im DSGV-Rundschreiben 229 vorgestellt.
