Täglich werden um die 3000 Firmenbekanntmachungen in deutschen Registern veröffentlicht. Ein automatisierter Abruf und Abgleich mit Bestandsdaten der Sparkassen spart Zeit, verbessert die Datenqualität und den Kundenservice. Die Haspa zeigt, wie es geht.
Anlässe für die Aktualisierungen von Firmendaten gibt es viele: Eintrag eines zweiten Geschäftsführers, Änderung am Stammkapital oder eine Löschung.
Bislang wurden solche Aktualisierungen in den Sparkassen manuell abgefragt und angeglichen. Das ist nicht nur mit hohem Zeitaufwand verbunden. Auch die Suche nach Bekanntmachungen im Registerportal ist je nach Anzahl der Veröffentlichungen nur begrenzt möglich.
Externe Software ermöglicht immerhin einen automatisierten Abruf. Hier fehlt allerdings die Anbindung und Kommunikation mit der technischen Umgebung der Finanz Informatik (FI). Ein automatisierter Abruf und Abgleich mit Bestandsdaten der Sparkassen spart dagegen Zeit, verbessert Datenqualität und Kundenservice.
S-Servicepartner entwickelt Lösung für FI-Umgebung
Um die digitale Transformation in der Sparkassen-Finanzgruppe weiter voranzutreiben, hat der S-Servicepartner eine in die FI-Umgebung integrierte Lösung entwickelt, die den Sparkassen täglich Registerbekanntmachungen standardisiert und voll automatisiert bereitstellt.
Der große Vorteil liegt darin, dass manuelle Recherchen wegfallen. Zudem werden die Dokumente direkt im Zentralen Datenarchiv (ZDA) der Sparkasse abgelegt und der Kundenberater wird automatisch in OSPlus über die Aktualisierung informiert.
S-Servicepartner
„Der neue Prozess versetzt den Berater in die Lage, immer auf die aktuellsten Daten in Registerbekanntmachungen zurückzugreifen.“
Jan Ahlschläger, Product Owner beim S-Servicepartner.
„Der neue Prozess versetzt den Berater in die Lage, immer auf die aktuellsten Daten zurückzugreifen“, sagt Jan Ahlschläger, Product Owner beim S-Servicepartner.
Auf dieser Basis könne der Sparkassenberater direkt das Gespräch mit seinem Firmenkunden suchen und je nach Art der Bekanntmachung beispielsweise neue Kontounterlagen zur Verfügungsberechtigung vorbereiten, so Ahlschläger.
Weil die Anwendung Registerbekanntmachungen bundesweit abrufe, erhielten Sparkassen auch Informationen über Kunden mit überregionalem Sitz.
Verbesserter Kundenservice, hohe Aktualität
Neben einem verbesserten Kundenservice, schafft die entwickelte Automatisierungslösung weiteren Mehrwert für Sparkassen:
Datenaktualität durch tägliche Abgleiche;
Schnelligkeit durch Wegfall manueller Recherche;
voll automatisierte Bearbeitung über alle Systeme;
Erfüllung aufsichtsrechtlicher Vorgaben;
Abdeckung aller Registergerichte bundesweit.
Die Hamburger Sparkasse (Haspa) hat die neue Automatisierung des S-Servicepartners als erstes Institut in der Praxis getestet und setzt sie seit Dezember im Live-Betrieb ein.
Haspa
„Wir sind näher und schneller am Kunden.“
Petra Schröder, Bereich Organisation und Prozessmanagement bei der Haspa.
„Durch die Zusammenarbeit mit dem S-Servicepartner ist unser Datenbestand immer up to date, alles läuft digital. Wir sind näher und schneller am Kunden“, sagt Petra Schröder aus dem Bereich Organisation und Prozessmanagement bei der Haspa.
Der Mitwirkungsaufwand sei äußerst gering. Der S-Servicepartner übernehme Bearbeitung, Betrieb und Wartung der integrierten Anwendungen, erläutert Schröder. Die Haspa-Kundenberater zeigten sich überzeugt vom neuen Prozess und den Vorteilen der Automatisierung.
Verschiedene Anwendungen im Zusammenspiel
Um den Prozess digital und vollautomatisiert zu bearbeiten, sind verschiedene Anwendungen im Einsatz. Die Robotic-Process-Automation-Technologie (RPA) initiiert den Abruf von Bekanntmachungen und erhält die Daten via Webservice des Justizportals der Länder.
Der automatisierte, vom S-Servicepartner entwickelte Prozess ist in die OSPlus-Welt integriert.
Für den Abgleich selbst wird eine Business-Intelligence-Plattform verwendet. Die Ablage der Unterlagen erfolgt dann ebenfalls mithilfe von RPA. Die Beratern in OSPlus angezeigten Ereignisse werden über die Interaktive Serviceplattform bereitgestellt.
Der große Vorteil liegt darin, dass manuelle Recherchen wegfallen, die Dokumente direkt im Zentralen Datenarchiv (ZDA) der Sparkasse abgelegt werden und der Kundenberater automatisch in OSPlus über die Aktualisierung der Daten informiert wird.
Verbundaktivitäten gaben den Anstoß
Mit den Chancen der Automatisierung haben sich die Beteiligten des DSGV-Projekts zur Betriebsstrategie der Zukunft ausgiebig beschäftigt. Aus der Zusammenarbeit ist bereits die Idee eines automatisierten Abrufs von Registerunterlagen hervorgegangen.
Diese Idee hatte der S-Servicepartner aufgenommen und unter Mitwirkung verschiedener Sparkassen im vergangenen Jahr zu einem marktfähigen Produkt entwickelt.
Mit dem automatisierten Abruf von Registerbekanntmachungen und dem Datenabgleich bei den Instituten kommt nun ein weiterer wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Sparkasse hinzu. Dieser steht im Rahmen der Auslagerung an den S-Servicepartner der gesamten Sparkassen-Finanzgruppe zur Verfügung.
