Die Roll-out-Unterstützung für Sparkassen verbessert sich, ein DSGV-Projekt zum Auslagerungsmanagement geht entsprechend neue Wege. Was jetzt ansteht – und wie Sparkassen profitieren.
Das DSGV-Projekt „Umsetzung der EBA‐Leitlinien zu Auslagerungen in der 6. MaRisk Novelle / AT9“ ist eines der ersten Projekte, bei denen ein neuer Ansatz im Roll-out verfolgt wird. Fragen zu den Erfahrungen und Vorteilen für Sparkassen beantworten:
Martin Többen, Referent beim Sparkassenverband Westfalen-Lippe. Im DSGV-Projekt übernimmt er die Aufgabe als Teilprojektleiter Roll-out; und
Lothar Meyer, Zentraler Auslagerungsmanager der Sparkasse Paderborn-Detmold und Mitglied im Teilprojekt Roll-out.
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1. Mit der 6. MaRisk-Novelle die Aufgaben im Auslagerungsmanagement der Sparkassen zentral bündeln
Mit der 6. MaRisk-Novelle kommen neue Anforderungen an das Auslagerungsmanagement auf die Sparkassen zu. Was sind die wesentlichen Veränderungen?
Martin Többen: Erstens ist eine neue Rolle „Zentraler Auslagerungsbeauftragter“ zu schaffen, die bei Bedarf durch das „Zentrale Auslagerungsmanagement“ unterstützt wird. Zudem werden verschärfte Anforderungen an die Risikoanalyse und die Verträge zu Auslagerungen gestellt. All das muss in den Prozessen und Instrumenten abgebildet werden. Dabei ist insbesondere auch die Schnittstelle zum Fremdbezug von IT-Dienstleistungen gemäß BAIT zu berücksichtigen.
Die Bafin zeigt mit der 6. MaRisk-Novelle aber auch die Erleichterung auf, Aufgaben im Auslagerungsmanagement der Sparkassen zentral zu bündeln.
Lothar Meyer: Der Aufwand zur Umsetzung der neuen Anforderungen ist hoch, beispielweise für die Anpassung der Verträge. Vor allem aber ist es für die Sparkassen sehr schwierig, zu bemessen, wie viele Kapazitäten sie zukünftig vorhalten müssen, um MaRisk-konform zu arbeiten.
Diese Anforderungen betreffen ja gleichermaßen alle Sparkasse. Könnte man das nicht gebündelt umsetzen? Meyer: Um den Aufwand in den Sparkassen zu senken und die Anforderungen MaRisk-konform umzusetzen, bedarf es Hilfestellungen, wie Empfehlungen und Standards, von zentraler Seite. Auch wenn die Ausgangssituationen häufig noch unterschiedlich sind.
Insbesondere bei der laufenden Steuerung und Überwachung der Auslagerungen machen die Sparkassen derzeit noch vieles selbst. Hier könnte eine Bündelung von Aufgaben in Form eines Zentralen Auslagerungsmanagements in der Sparkassen-Finanzgruppe deutliche Erleichterungen für die Sparkassen mich sich bringen. Auch wenn weiterhin die Verantwortung für das Auslagerungsmanagement in der Sparkasse verbleibt.
Sparkasse
„Der DSGV und die Regionalverbände haben wirklich dazugelernt. Früher bekamen wir häufig etwas vor die Tür gestellt, und mussten dann selbst sehen, wie wir mit dem Paket klarkommen und was überhaupt drin ist.“
Lothar Meyer, Zentraler Auslagerungsmanager der Sparkasse Paderborn-Detmold und Mitglied im Teilprojekt Roll-out
2. Neue Vorgehensweisen bei der Roll-out-Planung
Welche Zielsetzung hatte das Teilprojekt „Roll-out“ im Rahmen des Gesamtprojekts „Umsetzung der 6. MaRisk-Novelle“?
Többen: Bei der Roll-out-Planung war uns wichtig, die Sparkassen frühzeitig und laufend in Form von Newslettern über die Entwicklung der Konsultation sowie die Projektarbeit zu informieren. Gleichzeitig haben wir bewusst entschieden, einige Roll-out-Formate bereits vor der Veröffentlichung der 6. MaRisk-Novelle auszuliefern. In der Summe ist wichtig, dass die Sparkassen die Umsetzungsfristen möglichst voll nutzen können.
Und wie ist das Ziel erreicht worden?
Többen: Gemeinsam mit den Sparkassen des Teilprojektes „Roll-out“ haben wir sehr früh und strukturiert überlegt, wie die Sparkassen im Roll-out bestmöglich und umfassend unterstützt werden können. Aufgegriffen haben wir dabei auch neue Vorgehensweisen, die im Rahmen des DSGV-Projektes „Erhöhung der Roll-out-Fähigkeit“ erarbeitet wurden.
Durch den frühen Start des Gesamtprojektes Mitte des letzten Jahres wurde erreicht, dass alle Teilprojekte auf Basis des Arbeitsstands der 6. MaRisk-Novelle – soweit möglich – die Ergebnistypen (wie PPS-Prozesse, Instrumente, Vertragsmuster) fertigstellen konnten. Wir hoffen nun alle im Projekt, dass sich mit der Veröffentlichung der 6. MaRisk-Novelle keine größeren Änderungen mehr ergeben. Denn dann können wir die erarbeiteten Ergebnistypen und Roll-out-Formate zügig gegenüber den Sparkassen veröffentlichen.
Was ist das Neue an diesem Roll-out?
Többen: Neu ist sicherlich, dass das Gesamtprojekt bereits frühzeitig gestartet und zugleich die Planung des Roll-outs in Angriff genommen wurde. In die Rolle des Teilprojektleiters Roll-out musste ich mich erst mal hineindenken. Im Nachgang betrachtet ist es aber völlig richtig, dass sich eine gesonderte Rolle ganzheitlich und frühzeitig um den Roll-out des Projektes kümmert. Die im DSGV-Projekt „Erhöhung der Rolloutfähigkeit“ erarbeiteten Roll-out-Formate stellen dabei das „Rüstzeug“ für diese Rolle da.
Neu ist auch, dass wir uns im Projekt mit allen beteiligten Verbänden darauf einigen konnten, den Roll-out vollständig zentral, bundesweit und einheitlich zu organisieren. Dabei ist es gelungen, dass wir mit gemeinsamen Kräften – jeder unter Einbringung seiner Stärken und seinem Wissen – durch den Roll-out kommen. Und all das bei vollständig digitaler Projektarbeit.
SVWL
„In die Rolle des Teilprojektleiters Roll-out musste ich mich erst mal hineindenken. Im Nachgang betrachtet ist es aber völlig richtig, dass sich eine gesonderte Rolle um den Roll-out des Projekts kümmert.“
Martin Többen, Referent beim Sparkassenverband Westfalen-Lippe
3. Die Unterschiede für die Sparkassen
Welchen Unterschied macht die neue Rolloutplanung für Sparkassen?
Meyer: Der entscheidende Punkt ist aus meiner Sicht, dass die vorbereiteten Prozesse, Musterverträge und Instrumente den Interpretationsspielraum sehr stark einschränken und damit einen Standard in der Umsetzung vorgeben. Niemand muss etwas dazu erfinden. Das gibt ganz viel Sicherheit.
Natürlich bleibt es ein Mehraufwand. Das macht keinen glücklich. Aber das Ganze ist jetzt so gut aufbereitet, dass ich auch im Kollegenkreis den Dienstleistersteuerern unseres Hauses viele Sorgen nehmen kann. Der Aufwand ist zudem besser planbar.
Welche Roll-out-Unterstützung gibt es für Sparkassen, ganz konkret?
Többen: Neben den Ergebnistypen zur fachlichen Umsetzung stellen wir aus dem Teilprojekt „Roll-out“ unterschiedliche Roll-out-Formate bereit. Wie auch in anderen DSGV-Projekten wird es einen Roll-out-Leitfaden (ROLF) geben. Dieser dient den Sparkassen als Einstieg in den Roll-out. Anhand eines „roten Fadens“ wird man als Sparkasse durch die Handlungsfelder und Ergebnisse des Projektes geführt. Ergänzend erhalten die Sparkassen mit dem ROLF auch den sogenannten „Sparkassen-Readiness Check“.
Ab Anfang Mai haben wir in insgesamt fünf Terminen eine bundesweite Informationsveranstaltung für Sparkassen online durchgeführt. Die Sparkassen konnten nach der Durchführung ihre Fragen zentral einreichen. Die Beantwortung erfolgt durch das Projektteam in Form eines bundesweiten FAQ-Kataloges, der über den Umsetzungsbaukasten abrufbar ist.
Um einen tieferen Einblick in die neuen beziehungsweise geänderten Instrumente zu erhalten, ist zudem eine „Instrumenten-Schulung“ geplant, die den Sparkassen als Video bereitgestellt wird. Details können darüber hinaus in einem Umsetzungshandbuch nachgelesen werden, das vom gesamten Projektteam erarbeitet wurde.
4. Roll-out-Format „Sparkassen-Readiness Check“
Können Sie das Roll-out-Format „Sparkassen-Readiness Check“ noch näher beschreiben – wer prüft da was?
Többen: Der „Sparkassen-Readiness Check“ gibt den Sparkassen einen schnellen und guten Überblick über die wesentlichen Handlungsfelder. Der Check wurde durch die Sparkassen im Teilprojekt „Roll-out“ verprobt. Das Format ist so aufgebaut, dass die Sparkasse den Check zugleich als „Projekt-Fahrplan“ nutzen kann. Neben der Angabe des Umsetzungsstandes können die Verantwortlichen und Termine je Handlungsfeld hinterlegt werden.
Meyer: Wir Sparkassen prüfen, welcher Handlungsbedarf besteht und wie gut wir auf die kommenden Anforderungen vorbereitet sind. Man erkennt mithilfe des Checks ganz gut, wo man größere „Baustellen“ hat, und kann sie rechtzeitig entlang klarer Vorgaben abarbeiten. Ich finde, dass das ein gutes Instrument ist.
Ein neues Roll-out-Format waren die bundesweite Informationsveranstaltungen. Wie lief das ab?
Többen: Dieses Roll-out-Format haben wir ganz früh geplant und allen Teilprojekten eine Struktur vorgegeben, wie sie ihre Ergebnisse in eine einheitliche Systematik einbringen. Die inhaltliche Ausarbeitung fand in intensiver Zusammenarbeit mit den Teilprojekten statt.
So ist ein umfassender Foliensatz entstanden, der wie aus einem Guss aussieht. Zudem wurde ein detaillierter Regieplan für die vierstündige Online-Veranstaltung erstellt.
Wie haben Sie das geschafft?
Többen: Es ist klasse, dass sich das Projektteam und auch alle Regionalverbände auf dieses Format eingelassen haben. Jeder hatte im Projekt seinen Job, einen Teil zu befüllen und vorzustellen. Gemeinsam konnten wir mit dieser umfassenden Erstinformation die Gruppe frühzeitig auf einen einheitlichen Stand bringen.
Und der Aufwand sich gelohnt: Insgesamt nahmen fast 600 Teilnehmer/innen an der Informationsveranstaltung teil. Über das positive Feedback mit einer Gesamtbeurteilung „sehr gut“ freuen wir uns als Projektteam besonders.
So viel Dialog, Einheitlichkeit und Arbeitsteilung im Verbund ist für alle neu. Es zeigt sich aber, dass dies von allen Beteiligten und auch den Sparkassen sehr gut angenommen wird. Die verbundübergreifende Zusammenarbeit wurde insbesondere mit den bundesweiten Informationsveranstaltungen, die wir durchgeführt haben, wirklich erkennbar.
5. Sparkassen profitieren von neuer Serviceausrichtung
Wie profitieren Sparkassen von der Unterstützung durch das DSGV-Projekt?
Meyer: Der DSGV und die Regionalverbände haben wirklich dazugelernt. Früher bekamen wir häufig etwas vor die Tür gestellt, und mussten dann selbst sehen, wie wir mit dem Paket klarkommen und was überhaupt drin ist. Mit der Neuausrichtung des Roll-outs wird serviceorientierter in Richtung der Sparkassen gedacht. Gleichzeitig werden Sparkassen direkt in das Projekt und die Roll-out-Planung mit einbezogen.
Wir sind noch während des Gesetzgebungsprozesses über mögliche Auswirkungen informiert worden. Wir bekommen Checklisten, die uns helfen, unsere eigene Ausgangslage einzuschätzen. Gleichzeitig wurde im Projekt ganzheitlich – bis hin zur IT-Umsetzung – gedacht. Und wir haben ausreichend Zeit, um bei Inkrafttreten der neuen Vorgaben parat zu sein. Im Vergleich zu früher ist das wie eine „wärmende Sonne“.
Wie planen Sie in der Sparkasse jetzt „Ihren Roll-out“ für das neue Auslagerungsmanagement?
Meyer: Wir holen alle Bereiche zusammen, die von der 6. MaRisk Novelle betroffen sind – neben dem Auslagerungsmanagement die dezentralen Dienstleistersteuerer, das Vertragsmanagement, IT/Orga und auch das Risikomanagement.
Durch die frühzeitige und einheitliche Umsetzungsunterstützung aus dem Projekt sind wir startklar, wenn die Novelle dann kommt, und können uns fachbereichsübergreifend koordinieren. Sehr hilfreich ist auch, dass vom Projekt angekündigt wurde, einige Instrumente für ausgewählte, wesentliche Auslagerungen bereits vorzubefüllen, wie beispielsweise das Auslagerungsregister. Darauf stützen wir uns.
Was empfehlen Sie anderen Sparkassen?
Meyer: Meine Empfehlung ist: nix extra machen! Sondern die jetzt bereitgestellten Werkzeuge wirklich nutzen, sich hart an die Vorgaben halten und nicht in Eigeninterpretationen abschweifen.
Und ich finde es wichtig, dass wir uns untereinander austauschen. Bei uns im Verband gibt es dazu seit längerem ein regelmäßiges Web-Format. Unter uns Sparkassen können wir das auch tun, zum Beispiel mit Nachbarsparkassen. Beides hilft ungemein auf der operativen Ebene.
Die Veröffentlichung der 6. MaRisk-Novelle ist noch für das zweite Quartal 2021 angekündigt. Was passiert dann?
Többen: Nach der Veröffentlichung werden wir uns im Projekt uns direkt einen Überblick verschaffen, welche Anpassungen im Vergleich zum Arbeitsstand vorgenommen wurden. Diese sind dann auf Auswirkungen auf die erarbeiteten Ergebnistypen und Roll-out-Formate zu bewerten. Ziel ist es, den Sparkassen dann schnellstmöglich die Projektergebnisse bereitzustellen.
Bis Ende Mai erfolgt die Betreuung der Sparkassen noch zentral durch das Projekt in Form des FAQ-Prozesses. Ab Anfang Juni erfolgt die Unterstützung dann dezentral durch die Fachreferenten/innen der Regionalverbände. Auch diese wurden frühzeitig geschult geschult und können bei der Betreuung der Sparkassen den FAQ-Katalog heranziehen sowie sich auch weiterhin an das Projekt wenden. In den Regionen können dann – je nach Bedarf – weitere Unterstützungsformate zum Einsatz kommen, zum Beispiel Praxisdialoge.
Sollte sich die Inkraftsetzung der 6. MaRisk-Novelle doch noch länger hinziehen oder neue Überraschungen bringen, werden wir auch hier kreative Lösungen finden, die Sparkassen zu informieren.
