Herr Vorderstemann, warum haben Sie sich entschieden, zentrale Dienste und Facility Management auszulagern?

Dirk Vorderstemann: Die Fusion war für uns, gerade auch mit Blick auf die neugewonnene Größenordnung, ein wichtiger Schritt zu mehr Wirtschaftlichkeit und Effizienz. Drei selbstständige Häuser haben dabei natürlich unterschiedliche Prozesse und Herangehensweisen in gleichen Bereichen.

Deshalb standen wir nach der juristischen und technischen Fusion vor der Herausforderung, die Prozesse aus den verschiedenen Häusern zu harmonisieren. Dass hier zunächst die bankfachlichen Prozesse absolute Priorität hatten, bedarf keiner Erklärung.

Wir haben uns dann sukzessive auch mit den zahlreichen Prozessen neben dem Kerngeschäft befasst. Hier war es sehr hilfreich, einen Dienstleister in der Gruppe zu haben, auf den wir einen guten Teil dieser Harmonisierungs- und Effizienzarbeit übertragen konnten.

Neben der Prozessbetrachtung lag unser besonderes Augenmerk auf unserem Personal und einer Lösung, die unserer Verantwortung und Wertvorstellung entsprach.

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Welche Bereiche waren von der Auslagerung genau betroffen?

Vorderstemann: Vorrangig handelte es sich um Bereiche der Zentralen Dienste wie Postservice und Kurierdienste sowie Leistungen aus dem Facility Management. Zu einem späteren Zeitpunkt sollte der Bereich Bargeld noch hinzugefügt werden.

Mit Hilfe einer Potenzialanalyse hat Proservice eine erste Betrachtung der Untersuchungsbereiche, Dritt-Dienstleister und der Kapazitäten vorgenommen, um die Wirtschaftlichkeit einer solchen Maßnahme zu indizieren.

Nach positiver Entscheidung konnten diese Kenntnisse vertieft und in einem Business-Case verfeinert werden. Dabei wurden beispielsweise mehr als 300 Verträge gesichtet und bewertet.

Weiterhin hatten wir zwei weitere Schwerpunktthemen definiert: Die Einführung einer CAFM-Software für die Facility-Management-Prozesse und die Umsetzung eines Konzepts zur Optimierung der Schließmedienverwaltung.

Warum haben Sie den Bereich Bargeld zeitlich nach hinten geschoben?

Vorderstemann: Bereits zu Beginn hatten wir festgelegt, das Projekt in zwei Stufen anzulegen. Damit wollten wir den großen Roll-Out etwas entzerren. Insbesondere für das Konzept und den Abgleich der Schließmedienverwaltung war das sinnvoll.

Der Cut-Over für die Bereiche Zentrale Dienste und Immobilien war am 1. Oktober 2019. Die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatten so schon einmal Zeit, einen „Standort im eigenen Haus“ zu verproben. Den Bargeldbereich haben wir erst vor Kurzem, am 1. Juli 2020, erfolgreich übergeben.

Was hat zu dieser Entscheidung geführt?

Vorderstemann: Im Grunde genau das, vor dem wir Sparkassen generell stehen: Das Zusammenspiel aus wirtschaftlicher Zukunftsfähigkeit, einer sicheren Perspektive für unsere Mitarbeiter und einer deutlichen Effizienzsteigerung.

Über das Modell der Personalgestellung behalten die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz vor Ort und profitieren von den Mitarbeiterprogrammen zweier Arbeitgeber.

Gleichzeitig haben wir das Thema der Einhaltung regulatorischer Anforderungen kompetent abgedeckt, beispielsweise bei der Steuerung aller prozessgebundenen Verträge mit Dritt-Dienstleistern.

Haben die Mitarbeiter Vorteile?

Vorderstemann: In erster Linie bleibt der Arbeitsplatz vor Ort für die Mitarbeiter erhalten. Damit haben sie langfristig eine sichere Perspektive. Mit dem Partner aus der Sparkassen-Finanzgruppe sind sie zudem weiterhin Teil der Sparkassen-Familie.

Würden Sie das Modell anderen Sparkassen empfehlen?

Vorderstemann: Für uns kann ich sagen: Alles in allem war es eine gute Entscheidung. Dennoch müssen sicherlich einige Dinge passen, damit sich das Modell für die Sparkasse rechnet.

Als Fusionsparkasse mit großem Los, also viel Personal, einer Vielzahl von Dienstleistern und fusionsbedingt redundanten Prozessen, können wir deutliche Skaleneffekte heben.

Für die Harmonisierung der Prozesse aus den Fusionshäusern und den vielen Spezialthemen ist es ratsam, sich einen Partner aus den eigenen Reihen zu suchen. Mit der Potentialanalyse der Proservice war für uns schnell ersichtlich, welche Effekte wir erzielen können.

Ab dem Zeitpunkt der Überleitung werden monetäre und qualitative Effekte für die Sparkasse gehoben. Unsere Erwartungen wurden bislang alle erfüllt.

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